Privacyverklaring

1. Wie zijn wij en in welke rol

Aira is een dienst van Aira, gevestigd aan Heresingel 13, Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42052341. Vragen over privacy kun je stellen via info@aira-ventilatie.nl.

Onze rol hangt af van de gegevens. Voor je account-, organisatie- en factuurgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens over woningen en hun bewoners (plattegronden, adressen, foto’s, adviesgegevens), en over de mensen die via de afspraakplanner een woningopname bij jou plannen, ben jij als adviseur de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker; die gegevens verwerken we alleen op jouw instructie. De afspraken daarover staan in de algemene voorwaarden (artikel 6, verwerkersovereenkomst).

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres en een versleuteld wachtwoord.
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam en teamleden binnen je organisatie.
• Betaalgegevens: je facturen lopen via Moneybird; wij slaan zelf geen kaart- of rekeninggegevens op.
• Plattegronden en resultaten: de plattegronden die je uploadt en de ventilatieplannen die daaruit worden berekend. Een plattegrond kan een adres of andere gegevens over een woning bevatten.
• Adviesgegevens: bij een isolatie- of Nij Begun-advies de projectnaam, het adres, foto’s van de woning, de bouwkundige gegevens en de gegevens die nodig zijn voor de subsidieregeling.
• Afspraakplanner: gebruik je die, dan verwerken we de toegang tot je agenda (Microsoft of Google; het toegangsbewijs slaan we versleuteld op) en, van mensen die een woningopname plannen (ook als ze uiteindelijk geen tijd kiezen, zodat je ze kunt terugbellen) of via jou een aanvraag laten doorsturen, hun naam, telefoonnummer, e-mailadres en het adres van de woning, soms ook het oppervlak, het aantal verdiepingen en het bouwjaar. Uit je agenda lezen we alleen de tijden, of je bezet bent en de locatie van afspraken (om reistijden uit te rekenen). Titels, beschrijvingen en deelnemers lezen of bewaren we niet.
• Meldingen: als je via de meldknop iets doorgeeft, bewaren we je opmerking en de bijgevoegde plattegrond en berekening.
• Technische gegevens: logbestanden die nodig zijn om de dienst veilig en stabiel te houden.

3. Waarvoor we die gebruiken

We verwerken deze gegevens om de dienst te leveren (plattegronden omzetten in ventilatieplannen), je account en facturatie te beheren, support te geven en de dienst te verbeteren. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst met jou, ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende dienst, en waar van toepassing een wettelijke plicht (zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen).

Met de afspraakplanner plannen we woningopnames voor je: we rekenen uit op welke tijden je bij een adres kunt zijn, zetten een geboekte afspraak in je agenda en laten je agenda de klant een uitnodiging sturen. De gegevens van mensen die hun aanvraag invullen maar geen tijd kiezen, of voor wie geen tijd past, bewaren we zodat je ze kunt terugbellen.

4. Automatische verwerking van plattegronden

Aira analyseert plattegronden geautomatiseerd, onder meer met AI-modellen van Anthropic. Je plattegrond wordt daarvoor tijdens de verwerking aan die dienst aangeboden. We gebruiken je plattegronden niet om AI-modellen te trainen en verkopen ze nooit aan derden.

5. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om Aira te laten werken:

• Supabase: database, inloggen en opslag van plattegronden.
• Railway: hosting van de applicatie.
• Moneybird: facturatie.
• Anthropic: AI-analyse van plattegronden (zie punt 4).
• Microsoft of Google: de agenda die je zelf koppelt. Je kunt de koppeling altijd verbreken.
• PDOK (Kadaster): het opzoeken van adressen, van de woning en van locaties in je agenda.
• OpenRouteService of Google Maps Platform: het uitrekenen van reistijden. Daarvoor sturen we alleen coördinaten van adressen, zonder namen of andere gegevens.

Koppel je zelf een extern hulpmiddel aan de afspraakplanner, zoals Zapier, dan is dat jouw eigen dienst en niet de onze.

Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gemaakt. Voor zover gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat met passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Dit zijn de termijnen:

• Account en organisatie: zolang je account actief is. Na opzegging of een verzoek tot verwijdering binnen 30 dagen weg.
• Woningen, plattegronden, foto’s en adviesgegevens: zolang de woning in je account staat. Verwijder je een woning, dan verdwijnen ook de bestanden. Bij opzegging van je account binnen 30 dagen alles.
• Aanvragen via de afspraakplanner: 3 maanden na ontvangst, daarna automatisch verwijderd.
• Geplande afspraken (gegevens van de klant): 12 maanden na de dag van de afspraak, daarna automatisch verwijderd. De afspraak in je eigen agenda valt buiten Aira.
• Agendakoppeling: tot je de koppeling verbreekt of je account verdwijnt. Dan wissen we het toegangsbewijs.
• Meldingen met bijlagen: 12 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Logbestanden: kort, in beginsel niet langer dan 30 dagen.

Wil je je account of de gegevens van je organisatie eerder laten verwijderen, stuur dan een e-mail naar info@aira-ventilatie.nl.

7. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Plattegronden staan in afgeschermde opslag die alleen via tijdelijke, ondertekende links toegankelijk is. Toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren.

8. Cookies

Aira gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Stuur je verzoek naar info@aira-ventilatie.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via e-mail of in de applicatie. De actuele versie staat altijd op deze pagina.